Đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam gồm năm chặng: tra cứu khả năng đăng ký, xác định danh mục hàng hoá dịch vụ theo Bảng phân loại Nice, nộp đơn tại Cục Sở hữu trí tuệ, trải qua thẩm định hình thức và thẩm định nội dung, rồi nộp phí cấp văn bằng. Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu có hiệu lực mười năm kể từ ngày nộp đơn và gia hạn được nhiều lần, mỗi lần mười năm.
Thời gian thực tế thường dài hơn mốc luật định, có giai đoạn kéo dài nhiều năm do lượng đơn tồn. Vì quyền tính từ ngày nộp đơn theo nguyên tắc nộp đơn đầu tiên, điều quan trọng nhất là nộp sớm và nộp đúng ngay từ đầu, vì danh mục hàng hoá không mở rộng được sau khi nộp.
Phần dưới đi qua từng bước với những lỗi khiến đơn bị từ chối hoặc văn bằng vô dụng, rồi bàn chuyện bảo hộ ra nước ngoài. Biểu mẫu, phí và thời hạn cụ thể thay đổi theo văn bản hướng dẫn, bạn cần kiểm trên cổng thông tin chính thức của Cục Sở hữu trí tuệ trước khi nộp.
Bước 1: Tra cứu trước khi đặt tiền vào cái tên
Tra cứu không bắt buộc về thủ tục, nhưng bỏ qua nó là đánh cược cả chi phí thiết kế, in bao bì và xây dựng khách hàng. Một quy trình tra cứu tự làm hợp lý:
- Tự đánh giá khả năng phân biệt: cái tên có mô tả trực tiếp sản phẩm, có phải địa danh, có phải từ thông dụng trong ngành không. Nếu có, nên đổi ngay từ đầu.
- Tra trùng và gần trùng trên cơ sở dữ liệu của Cục Sở hữu trí tuệ và Global Brand Database của WIPO, không chỉ tra chính xác mà tra cả biến thể chính tả, cách phát âm, bản dịch.
- Lọc theo nhóm hàng hoá, dịch vụ trùng và liên quan, nhớ rằng tương tự có thể vượt ranh giới nhóm.
- Tra cả đơn đang chờ xử lý, vì đơn nộp trước của người khác dù chưa cấp cũng có thể chặn đơn của bạn.
- Kiểm tra thị trường thực tế: sàn thương mại điện tử, mạng xã hội, đăng ký doanh nghiệp, tên miền. Người dùng trước chưa đăng ký vẫn có thể gây phiền phức nếu họ có tên thương mại hoặc nhãn hiệu nổi tiếng.
- Với tên quan trọng, thuê tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp tra cứu chuyên sâu và đánh giá rủi ro bằng văn bản; chi phí này nhỏ so với chi phí đổi tên.
Kết quả tra cứu không bao giờ bảo đảm chắc chắn, vì có độ trễ giữa lúc nộp đơn và lúc đơn hiện trên cơ sở dữ liệu, và vì đánh giá tương tự mang tính phán đoán. Nó chỉ giảm rủi ro xuống mức chấp nhận được.
Bước 2: Chọn nhóm Nice và viết danh mục hàng hoá, dịch vụ
Bảng phân loại Nice chia hàng hoá, dịch vụ thành 45 nhóm: nhóm 1 đến 34 là hàng hoá, nhóm 35 đến 45 là dịch vụ. Phí tính theo số nhóm và số sản phẩm trong mỗi nhóm vượt một ngưỡng nhất định, nên có sức ép muốn khai ít. Nhưng danh mục chính là ranh giới quyền: thứ không ghi vào thì không được bảo hộ theo nguyên tắc chuyên biệt.
Một quán cà phê ở Đà Nẵng muốn bán cả cà phê đóng gói (giả định) cần nghĩ tới ít nhất nhóm 30 cho cà phê hạt, cà phê bột; nhóm 43 cho dịch vụ quán ăn uống; có thể nhóm 35 nếu bán lẻ hàng hoá của người khác hoặc nhượng quyền; nhóm 21 nếu bán cốc, bình in nhãn hiệu. Nghĩ theo kế hoạch kinh doanh ba đến năm năm tới, không chỉ theo những gì đang bán hôm nay.
Cách viết cũng quan trọng. Thuật ngữ quá rộng hoặc mơ hồ sẽ bị yêu cầu sửa; thuật ngữ quá hẹp tự thu nhỏ quyền. Nên dùng tên gọi trong danh mục chuẩn của Nice hoặc danh mục mà Cục Sở hữu trí tuệ chấp nhận, vì vừa giảm nguy cơ bị yêu cầu sửa, vừa thuận lợi khi dùng làm đơn gốc cho đăng ký quốc tế.
Đừng khai tràn lan những nhóm không có ý định dùng. Ngoài tốn phí, nhãn hiệu không sử dụng trong năm năm có thể bị người khác yêu cầu chấm dứt hiệu lực cho phần hàng hoá đó, và một danh mục phình to còn làm tăng xác suất đụng độ với nhãn hiệu có trước, kéo dài thẩm định.
Bước 3: Chuẩn bị và nộp đơn
Đơn đăng ký nhãn hiệu có thể nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến; cá nhân, pháp nhân nước ngoài không thường trú hoặc không có cơ sở sản xuất kinh doanh tại Việt Nam phải nộp qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp. Hồ sơ cơ bản gồm:
- Tờ khai theo mẫu hiện hành, ghi đúng tên và địa chỉ chủ đơn. Chủ đơn nên là pháp nhân sẽ khai thác lâu dài, không phải cá nhân người sáng lập, trừ khi có chủ đích.
- Mẫu nhãn hiệu đúng kích thước quy định, kèm mô tả, nêu màu sắc nếu yêu cầu bảo hộ màu. Nhãn đen trắng cho phạm vi rộng hơn về màu.
- Danh mục hàng hoá, dịch vụ đã phân nhóm.
- Chứng từ nộp phí, lệ phí theo biểu phí hiện hành.
- Giấy uỷ quyền nếu nộp qua đại diện.
- Tài liệu hưởng quyền ưu tiên nếu yêu cầu, tức bản sao đơn đầu tiên nộp ở nước thành viên Công ước Paris trong vòng sáu tháng.
- Quy chế sử dụng nếu là nhãn hiệu tập thể hoặc chứng nhận; văn bản cho phép nếu nhãn chứa địa danh, dấu hiệu đặc biệt cần sự đồng ý.
Ngày nộp đơn là tài sản quý nhất của đơn. Sai sót nhỏ trong tờ khai có thể sửa sau, nhưng thay đổi mẫu nhãn hiệu về bản chất hoặc mở rộng danh mục thì không; khi đó phải nộp đơn mới và mất ngày ưu tiên.
Bước 4: Đơn đi qua những giai đoạn nào
Sau khi nộp, đơn trải qua chuỗi giai đoạn dưới đây. Thời hạn trong luật là mốc định hướng; thực tế phụ thuộc lượng đơn tồn và việc chủ đơn trả lời kịp hay không.
| Giai đoạn | Nội dung | Việc chủ đơn cần làm |
|---|---|---|
| Thẩm định hình thức | Kiểm tra đơn có đủ tài liệu, đúng mẫu, phân nhóm đúng, đã nộp phí | Trả lời thông báo thiếu sót trong thời hạn, nếu không đơn bị coi như rút bỏ |
| Công bố đơn | Đơn hợp lệ được công bố trên Công báo sở hữu công nghiệp | Theo dõi; từ đây bên thứ ba biết đơn tồn tại |
| Ý kiến của bên thứ ba | Bất kỳ ai cũng có thể gửi ý kiến phản đối việc cấp văn bằng | Chuẩn bị lập luận nếu bị phản đối; chính bạn cũng nên theo dõi công báo để phản đối đơn của người khác |
| Thẩm định nội dung | Đánh giá khả năng phân biệt và xung đột với quyền có trước | Trả lời dự định từ chối bằng lập luận, thu hẹp danh mục, hoặc xin thư đồng ý của chủ nhãn có trước |
| Cấp văn bằng | Thông báo dự định cấp, chủ đơn nộp phí cấp và công bố | Nộp phí đúng hạn; kiểm tra thông tin trên giấy chứng nhận |
Thông báo dự định từ chối không phải kết cục. Nhiều đơn vượt qua bằng cách chứng minh khác biệt về cách phát âm hay ý nghĩa, loại bỏ một số sản phẩm gây xung đột, hoặc dẫn ra việc nhãn có trước đã hết hiệu lực. Nếu vẫn bị từ chối, chủ đơn có quyền khiếu nại theo thủ tục hành chính hoặc khởi kiện.
Bước 5: Sau khi có văn bằng, quyền cần được nuôi
Nhiều doanh nghiệp coi giấy chứng nhận là đích đến, rồi cất tủ. Thực ra đó là lúc bắt đầu nghĩa vụ duy trì quyền. Việc đầu tiên là sử dụng nhãn hiệu đúng như đã đăng ký: dùng trên hàng hoá, bao bì, hoá đơn, quảng cáo, và lưu bằng chứng sử dụng có ngày tháng. Nếu bị yêu cầu chấm dứt vì không sử dụng năm năm liên tục, chính những chứng cứ này cứu nhãn hiệu.
Việc thứ hai là gia hạn đúng hạn. Yêu cầu gia hạn nộp trong khoảng sáu tháng trước ngày hết hiệu lực; luật thường cho thêm một thời gian ân hạn sau ngày hết hạn với phí nộp muộn. Quá ân hạn thì văn bằng chấm dứt và nhãn hiệu có thể bị người khác nộp đơn. Lịch nhắc gia hạn nên gắn với một vị trí trong công ty chứ không gắn với một người, vì mười năm là đủ lâu để nhân sự thay đổi.
Việc thứ ba là giám sát: theo dõi công báo để phản đối đơn tương tự của người khác ngay ở giai đoạn đơn, rẻ hơn nhiều so với yêu cầu huỷ bỏ văn bằng sau này. Đồng thời cập nhật ghi nhận thay đổi khi đổi tên, đổi địa chỉ, chuyển nhượng hoặc li-xăng, vì thông tin chủ sở hữu sai lệch gây khó khăn khi thực thi quyền.
Cuối cùng, khi thiết kế lại logo, cần đánh giá xem thay đổi có làm khác bản chất dấu hiệu đã đăng ký không. Thay đổi nhỏ về kiểu chữ thường không sao, nhưng một logo mới hoàn toàn cần một đơn mới, và trong giai đoạn chuyển tiếp nên duy trì cả hai.
Bảo hộ ra nước ngoài: nộp từng nước hay qua hệ thống Madrid
Vì quyền mang tính lãnh thổ, doanh nghiệp xuất khẩu cần bảo hộ ở từng thị trường. Có hai đường. Nộp trực tiếp từng nước qua đại diện tại nước đó: linh hoạt, phù hợp khi chỉ cần một hai thị trường hoặc thị trường chưa tham gia Madrid. Nộp qua hệ thống Madrid do WIPO quản lý: dựa trên đơn hoặc đăng ký gốc tại Việt Nam, nộp một đơn quốc tế chỉ định nhiều nước thành viên, một bộ phí tính bằng franc Thuỵ Sĩ, quản lý gia hạn tập trung.
Madrid có một điểm yếu cần hiểu rõ: sự phụ thuộc vào đăng ký gốc trong năm năm đầu. Nếu đơn hoặc văn bằng gốc ở Việt Nam bị từ chối, bị huỷ, hoặc bị thu hẹp trong thời gian này, đăng ký quốc tế cũng bị ảnh hưởng tương ứng ở mọi nước chỉ định, gọi là "tấn công trung tâm". Có cơ chế chuyển đổi sang đơn quốc gia để cứu vãn, nhưng tốn kém. Vì vậy, đơn gốc phải vững về khả năng phân biệt và danh mục.
Hai lời khuyên có cơ sở thực tiễn. Thứ nhất, với các thị trường có chữ viết riêng như Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, nên cân nhắc đăng ký thêm phiên âm hoặc tên dịch theo chữ địa phương, vì thị trường sẽ tự gọi tên bạn bằng cách đó, và người khác có thể đăng ký trước. Thứ hai, tận dụng quyền ưu tiên sáu tháng: nộp tại Việt Nam trước, thử phản hồi thị trường, rồi mới quyết định nước nào cần bảo hộ mà vẫn giữ ngày ưu tiên.
Câu hỏi thường gặp
Nộp đơn rồi đã được dùng ký hiệu ® chưa?
Chưa. Ký hiệu ® nên dùng sau khi có giấy chứng nhận. Trong thời gian chờ, có thể dùng TM hoặc ghi chú đơn đang chờ xử lý. Bạn vẫn được sử dụng nhãn hiệu trong lúc chờ, chỉ là chưa có quyền độc quyền để ngăn người khác.
Nên đứng tên cá nhân hay công ty?
Phụ thuộc kế hoạch. Công ty đứng tên thuận lợi khi gọi vốn, nhượng quyền, định giá doanh nghiệp. Cá nhân đứng tên rồi li-xăng cho công ty cũng là mô hình có thật, nhưng dễ phát sinh tranh chấp khi cổ đông bất hoà. Quyết định này nên ghi rõ trong thoả thuận sáng lập.
Bị từ chối vì trùng nhãn của người khác đã lâu không dùng thì làm gì?
Có thể yêu cầu chấm dứt hiệu lực văn bằng đó với lý do không sử dụng liên tục năm năm, sau đó tiếp tục theo đuổi đơn của mình. Cần thu thập bằng chứng cho thấy nhãn kia không có mặt trên thị trường, nhưng gánh nặng chứng minh việc có sử dụng thường thuộc chủ văn bằng.
Có thể rút ngắn thời gian thẩm định không?
Thủ tục thẩm định nhanh cho nhãn hiệu ở Việt Nam còn hạn chế; cách thực tế nhất để không kéo dài là nộp đơn sạch, danh mục chuẩn, trả lời thông báo đầy đủ ngay lần đầu. Nên kiểm cổng thông tin của Cục Sở hữu trí tuệ xem có cơ chế mới hay không.
Đăng ký Madrid có chỉ định lại Việt Nam được không?
Không. Nước xuất xứ, nơi có đơn gốc, không chỉ định được trong đơn quốc tế của chính mình. Doanh nghiệp nước ngoài thì ngược lại, có thể chỉ định Việt Nam qua Madrid và đơn sẽ được Cục Sở hữu trí tuệ thẩm định như đơn quốc gia.
Thay đổi chủ sở hữu nhãn hiệu sau khi đã cấp có cần thủ tục gì không?
Có. Chuyển nhượng quyền sở hữu nhãn hiệu phải lập hợp đồng bằng văn bản và đăng ký tại cơ quan nhà nước mới có hiệu lực. Việc chuyển nhượng không được gây nhầm lẫn về đặc tính, nguồn gốc hàng hoá, và bên nhận phải đáp ứng điều kiện chủ sở hữu.