Brainstorming kiểu cổ điển, cả nhóm nói ý tưởng to lên trong một phòng, thường tạo ra ít ý tưởng hơn so với khi cùng số người đó làm riêng rồi gộp danh sách lại. Đây là một trong những kết quả được lặp lại nhiều nhất trong tâm lý học nhóm, bắt đầu từ thí nghiệm ở Đại học Yale năm 1958 và được tổng hợp trong các phân tích gộp sau đó.
Điều đó không có nghĩa động não vô dụng. Nó có nghĩa hình thức họp phổ biến nhất có những điểm nghẽn đã được xác định rõ, và có những cách tổ chức khác giữ được lợi ích của làm nhóm mà tránh được tổn thất. Hiểu cơ chế là đủ để thiết kế một buổi tạo ý tưởng tốt hơn.
Bài này đi qua nguồn gốc của brainstorming, các nghiên cứu then chốt, ba cơ chế gây tổn thất năng suất, và các định dạng thay thế có bằng chứng hỗ trợ, kèm kịch bản cụ thể cho một buổi 60 phút.
Alex Osborn và bốn quy tắc gốc
Alex Osborn, một giám đốc quảng cáo người Mỹ, giới thiệu brainstorming trong các sách cuối thập niên 1940 và phổ biến rộng qua cuốn Applied Imagination (1953). Ông đề xuất bốn quy tắc: hoãn phán xét, càng nhiều ý càng tốt, hoan nghênh ý tưởng táo bạo, và kết hợp, phát triển ý của người khác. Osborn tin rằng nhóm làm theo các quy tắc này sẽ tạo ra nhiều ý hơn hẳn so với cá nhân.
Logic của Osborn có cơ sở: phán xét sớm làm người ta tự kiểm duyệt, và số lượng lớn tăng xác suất có ý tốt. Quy tắc "hoãn phán xét" đến nay vẫn được ủng hộ. Phần gây tranh cãi là giả định rằng làm việc trong nhóm, nói to lần lượt, là cách tốt nhất để thực hiện các quy tắc đó.
Cần phân biệt hai điều mà thảo luận đại chúng hay lẫn lộn: các quy tắc của brainstorming và hình thức nhóm tương tác bằng lời. Phần lớn bằng chứng tiêu cực nhắm vào hình thức thứ hai. Các quy tắc, khi áp dụng cho người làm riêng, vẫn giúp tăng số ý tưởng.
Những nghiên cứu then chốt theo trình tự thời gian
Dòng nghiên cứu này kéo dài hơn sáu thập kỷ. Dưới đây là các mốc thường được trích dẫn, với mô tả ở mức chắc chắn về nội dung:
- 1958, Taylor, Berry và Block (Đại học Yale): so sánh nhóm bốn người brainstorming với "nhóm danh nghĩa" gồm bốn người làm riêng rồi gộp ý (bỏ trùng). Nhóm danh nghĩa tạo nhiều ý hơn và nhiều ý độc đáo hơn. Công bố trên Administrative Science Quarterly.
- Thập niên 1960–1980: nhiều nghiên cứu lặp lại cho kết quả cùng chiều, khiến giới tâm lý học xã hội coi tổn thất năng suất của nhóm động não là hiện tượng vững.
- 1987, Diehl và Stroebe: loạt thí nghiệm tách từng nguyên nhân có thể gây tổn thất và kết luận "chặn sản xuất" là thủ phạm chính: chỉ một người nói được một lúc, người khác phải giữ ý trong đầu và quên hoặc bỏ.
- 1991, Mullen, Johnson và Salas: phân tích gộp xác nhận tổn thất năng suất của nhóm tương tác so với nhóm danh nghĩa, và tổn thất lớn hơn khi nhóm đông.
- Thập niên 1990–2000: các nhóm nghiên cứu, nổi bật là Paul Paulus và cộng sự, nghiên cứu động não viết và động não điện tử, cho thấy các định dạng giảm chặn sản xuất có thể thu hẹp hoặc xoá khoảng cách.
Hiện trạng bằng chứng: tổn thất về số lượng ý tưởng ở nhóm động não bằng lời là kết quả mạnh. Về chất lượng ý tưởng và về lợi ích phụ như gắn kết, cam kết với quyết định, bằng chứng phức tạp hơn và phụ thuộc cách đo. Người làm thực hành có thể yên tâm dựa vào kết luận số lượng, còn kết luận chất lượng nên dùng thận trọng.
Ba cơ chế khiến nhóm động não kém hơn tổng các cá nhân
Chặn sản xuất (production blocking). Trong nhóm nói, mỗi lúc chỉ một người lên tiếng. Người khác phải chờ, trong lúc chờ họ quên ý, tự thấy ý mình không còn liên quan, hoặc mải nghe nên không nghĩ tiếp. Diehl và Stroebe cho thấy chỉ riêng yếu tố này, ngay cả khi không có ai bị đánh giá, đã đủ gây phần lớn tổn thất.
E ngại bị đánh giá (evaluation apprehension). Dù quy tắc nói hoãn phán xét, người tham gia vẫn lo bị đồng nghiệp hay cấp trên đánh giá thầm. Ảnh hưởng mạnh hơn trong tổ chức có khoảng cách quyền lực lớn, nơi người trẻ ít khi phát biểu trước lãnh đạo, một đặc điểm nhiều nơi làm việc ở Việt Nam cần tính tới.
Lười biếng xã hội và hội tụ chuẩn mực. Khi đóng góp cá nhân không được nhận diện, một số người giảm nỗ lực. Đồng thời nhóm có xu hướng điều chỉnh về mức năng suất của thành viên kém nhất, và ý tưởng dần hội tụ về một vài chủ đề do người nói đầu tiên dẫn dắt.
Mặt tích cực có thật. Nghe ý người khác có thể kích thích liên tưởng mới. Lợi ích này tồn tại, nhưng trong nhóm nói, nó thường bị chặn sản xuất lấn át. Các định dạng tốt là định dạng giữ được kích thích mà bỏ được chặn.
Các định dạng thay thế và khi nào dùng
Từ hiểu biết về cơ chế, có thể chọn định dạng phù hợp mục tiêu. Bảng dưới so sánh bốn định dạng phổ biến.
| Định dạng | Cách làm | Giảm được | Phù hợp |
|---|---|---|---|
| Nhóm danh nghĩa | Mỗi người tự viết ý riêng, sau đó gộp, bỏ trùng | Chặn sản xuất, e ngại đánh giá | Cần nhiều ý nhanh, nhóm có chênh lệch thứ bậc |
| Brainwriting 6-3-5 | Sáu người, mỗi người viết ba ý trong năm phút, chuyền phiếu, lặp sáu vòng | Chặn sản xuất, vẫn giữ kích thích từ ý người khác | Phát triển ý trên nền nhau, nhóm nhỏ |
| Động não điện tử | Mọi người nhập ý đồng thời trên một bảng chung, có thể ẩn danh | Chặn sản xuất, e ngại đánh giá | Nhóm đông hoặc làm từ xa |
| Động não lai | Làm riêng trước, sau đó họp nhóm phát triển, rồi làm riêng lần nữa | Phần lớn tổn thất, giữ lợi ích thảo luận | Bài toán phức tạp cần cả số lượng và đào sâu |
Phương pháp 6-3-5 do Bernd Rohrbach đề xuất năm 1968. Về lý thuyết, một vòng đầy đủ có thể tạo tới 108 ý trong khoảng nửa giờ, dù trên thực tế có nhiều ý trùng hoặc yếu. Giá trị lớn nhất của nó là mỗi người buộc phải đọc và phát triển ý của người trước, tạo ra chuỗi ý tưởng tích luỹ.
Kịch bản một buổi tạo ý tưởng 60 phút theo kiểu lai
Giả sử một trường đại học muốn tìm cách giảm tỷ lệ sinh viên năm nhất bỏ học giữa chừng. Nhóm tám người gồm giảng viên, chuyên viên phòng đào tạo và hai sinh viên. Kịch bản sau áp dụng các bài học từ nghiên cứu:
- Gửi đề bài trước một ngày: phát biểu vấn đề rõ, kèm vài số liệu nền. Chuẩn bị trước giúp người hướng nội có thời gian nghĩ.
- Làm riêng 10 phút: mỗi người viết ít nhất tám ý trên thẻ, mỗi thẻ một ý, không trao đổi.
- Brainwriting 15 phút: chuyền thẻ theo vòng, mỗi người đọc thẻ nhận được và viết thêm một biến thể hoặc phát triển.
- Gom nhóm im lặng 10 phút: dán toàn bộ thẻ lên tường, mọi người cùng sắp xếp thành cụm mà không nói.
- Thảo luận 15 phút: lúc này mới nói, tập trung làm rõ và kết hợp ý trong các cụm, không phê phán ý.
- Bỏ phiếu kín và chọn 10 phút: mỗi người có ba phiếu; lãnh đạo bỏ phiếu sau cùng hoặc ẩn danh để tránh dẫn dắt; chọn hai ba ý để thiết kế thử nghiệm nhỏ.
Điểm cốt lõi của kịch bản là lời nói chỉ xuất hiện sau khi mọi người đã có ý riêng trên giấy. Hai sinh viên, vốn dễ ngại phát biểu trước giảng viên, có tiếng nói ngang bằng nhờ thẻ viết và phiếu kín.
Đo kết quả một buổi tạo ý tưởng thế nào
Nghiên cứu về sáng tạo có một bộ thước đo tương đối chuẩn bắt nguồn từ J. P. Guilford, người trong bài diễn văn năm 1950 trước Hội Tâm lý học Hoa Kỳ kêu gọi nghiên cứu sáng tạo một cách khoa học và phát triển khái niệm tư duy phân kỳ. Các bài trắc nghiệm tư duy sáng tạo của E. Paul Torrance sau đó dùng các chiều như độ lưu loát (số ý), độ linh hoạt (số loại ý khác nhau), độ độc đáo (mức hiếm của ý so với cả nhóm) và độ chi tiết.
Trong tổ chức, bạn có thể dùng phiên bản đơn giản của các thước đo này để so sánh định dạng họp. Đếm số ý sau khi bỏ trùng cho độ lưu loát. Gom ý thành cụm chủ đề và đếm số cụm cho độ linh hoạt. Đánh dấu những ý chỉ xuất hiện một lần trong toàn bộ dữ liệu của nhiều buổi cho độ độc đáo. Làm vậy vài lần, đội sẽ thấy định dạng nào thật sự cho kết quả tốt hơn trong bối cảnh của mình, thay vì tranh luận theo cảm giác.
Thước đo quan trọng nhất vẫn nằm ngoài phòng họp: bao nhiêu ý được đưa vào thử nghiệm, và bao nhiêu thử nghiệm cải thiện được chỉ số của vấn đề gốc. Một buổi tạo ít ý nhưng dẫn tới một thử nghiệm thành công có giá trị hơn một buổi tạo hàng trăm ý nằm yên trên tường.
Hiểu lầm phổ biến và lời khuyên cuối cùng
Hiểu lầm thứ nhất: "nghiên cứu chứng minh brainstorming vô dụng". Thực tế nghiên cứu cho thấy một định dạng cụ thể kém hiệu quả về số lượng ý tưởng; các quy tắc của Osborn và các định dạng cải tiến vẫn có giá trị. Hiểu lầm thứ hai: "càng đông càng nhiều ý". Tổn thất tăng theo kích thước nhóm nói; với nhóm đông, chia nhỏ hoặc dùng hình thức viết.
Hiểu lầm thứ ba: "số lượng ý là thước đo thành công". Số lượng chỉ là đầu vào. Một buổi tạo ra hàng trăm ý mà không có bước chọn lọc và thử nghiệm thì không đem lại gì. Ngoài ra, một số nghiên cứu, như công trình của Charlan Nemeth và cộng sự, gợi ý rằng khuyến khích tranh luận và phản biện ý tưởng, trái với quy tắc hoãn phán xét, có thể không làm giảm mà còn tăng số ý trong một số điều kiện. Kết quả này đáng chú ý nhưng chưa đủ để thay thế quy tắc gốc.
Lời khuyên thực dụng rút từ toàn bộ dòng nghiên cứu là: tách tạo ý khỏi đánh giá ý, cho mọi người nghĩ riêng trước khi nói chung, ghi nhận đóng góp cá nhân, và luôn kết thúc buổi họp bằng một quyết định thử nghiệm cụ thể thay vì một danh sách dài.
Câu hỏi thường gặp
Nhóm danh nghĩa khác kỹ thuật nhóm danh nghĩa (NGT) thế nào?
Nhóm danh nghĩa trong nghiên cứu là nhóm giả định, gồm các cá nhân làm riêng rồi gộp kết quả để so sánh. Kỹ thuật nhóm danh nghĩa, do Delbecq và Van de Ven phát triển cuối thập niên 1960, là quy trình họp có cấu trúc: viết riêng, chia sẻ lần lượt, thảo luận, bỏ phiếu. Hai khái niệm liên quan nhưng khác mục đích.
Động não trực tuyến có tốt hơn họp trực tiếp không?
Động não điện tử, nơi mọi người nhập ý đồng thời trên bảng chung, giảm được chặn sản xuất và có thể ẩn danh, nên với nhóm đông thường cho nhiều ý hơn nhóm nói. Tuy nhiên họp video mà vẫn nói lần lượt thì giữ nguyên nhược điểm của họp trực tiếp. Điều quyết định là định dạng, không phải kênh.
Nhóm động não bao nhiêu người là hợp lý?
Với hình thức nói, nhóm nhỏ khoảng bốn đến sáu người ít tổn thất hơn nhóm đông. Với hình thức viết hoặc điện tử, có thể đông hơn vì không bị chặn sản xuất. Quan trọng hơn số người là sự đa dạng chuyên môn và việc mọi người đều hiểu rõ đề bài trước khi bắt đầu.
Có nên để lãnh đạo tham gia buổi động não?
Có thể, nhưng cần thiết kế để giảm ảnh hưởng thứ bậc: lãnh đạo viết ý như mọi người, không phát biểu đầu tiên, bỏ phiếu sau cùng hoặc ẩn danh. Sự tham gia của lãnh đạo có lợi cho việc triển khai sau đó, vì họ hiểu lý do lựa chọn thay vì chỉ nhận danh sách.
Làm sao chọn ý tốt từ hàng trăm ý?
Gom cụm trước để giảm trùng lặp, sau đó chấm theo vài tiêu chí viết sẵn như mức giải quyết vấn đề, chi phí thử, rủi ro. Bỏ phiếu kín giúp giảm hiệu ứng theo đám đông. Cuối cùng chọn vài ý để thử nghiệm nhỏ có đo lường, vì đánh giá trên giấy thường kém chính xác hơn dữ liệu thử thật.